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（一）應用禮貌（courtesy）和體諒（consideration）原則創(chuàng)造友好的溝通氛圍

為了最終達成交易，函電雖然是書面語言，但一定要使“談話”的氣氛友好和諧融洽，提出的要求或不同看法使對方在情緒上易于接受，至少在語言上能夠拉近與對方的距離，增加親切感，與對方達到“共情”。所以要站在對方角度，使用You Attitude來考慮對方的需求、愿望、利益和問題。談話不需要拐彎抹角，過分禮貌顯得虛偽。簡單直接地進行討論，這樣會節(jié)約溝通成本，也更高效。

1. 用禮貌的語氣和禮貌用語或句式。禮貌的語氣可以通過使用禮貌用語比如thank you for,we are pleased that,we are highly appreciated that或在句中加入would,could,might等來實現(xiàn)。

例1.You are requested to make the delivery by June.

改為：Please make the delivery by June.

例2.That is impossible.

改為：Unfortunately,that would not be possible.

2. 用肯定句或肯定的表達方式。做到簡單直接，充分肯定。

例3.We don’t believe you will have cause for dissatisfaction.

改為：We believe you will entirely satisfied.

3. 及時回復對方來函。外貿函電所體現(xiàn)的禮貌不應該僅停留在字面上，用些禮貌用語或禮貌句式，還應該在行動上或反應上有所表現(xiàn)，即當收到對方函電要及時回復，不管信函內容是否接受或提出的條款是否同意。如果是接受，那么雙方因及時處理而使交易快速進展，如果不接受，那就禮貌地說明合理的理由，也就無需等待，可以去尋找另外的合作者，進入下個階段，或者發(fā)件人提出可以變通的合理化建議，比如無現(xiàn)貨的情況下可以向對方提供替代品等。這樣對雙方來說都有利于提高交易效率。

4. 充分了解文化差異以減少誤會和分歧。由于交易的客戶有著不同的文化背景，可能存在著語言、表達方式差異、表達習慣等方面的差異，相同的字詞或句式在不同的國家可能有著不同的含義。比如，quite在英式英語中就是fairly,but not much（中等，不很）的意思；而在美式英語中，quite是very（非常）的意思，那么下面的句子意義就不同了：We would quite like to do business with you.英式英語的意思就是“一般想做交易”，美式就是“特別想”。所以在函電的寫作中除了盡量避免使用本身語義不清或語義過多的表達之外，就是要充分了解雙方的文化差異，多考慮對方的文化背景，這也是“you attitude”，這樣既是禮貌的表現(xiàn)，同時也能避免產生不必要的誤會或分歧，有利于提高溝通的效率。當然，一旦出現(xiàn)無法理解或確定對方函電的真實意思的情況，一定不要按自己的想法來猜測或判斷，請對方改用其他表述來進一步明確。

（二）應用正確具體（concreteness）和完整（completeness）原則提高信息傳遞的效率

1. 使用“三段式”結構布局謀篇。外貿函電是正式的商業(yè)信函，寫作格式有其相對固定的套路或規(guī)律：要求寫作條理要清晰，表達意思要清楚，段落結構要完整。正文部分可以按照所謂的“三段式”來寫，即：the opening（開頭）、the main body（主體）和the closing（結尾）。開頭和結尾一般各一段，起承前啟后的作用，段落不要過長。中間主體部分的段落數(shù)根據(jù)詢盤、報盤、還盤等內容的具體情況而定。

開頭部分主要用來確認收到和感謝對方來函，簡略提及對方來函內容，收到對方來函后寫信方采取了哪些行動以及本函主要內容。開頭部分的確認和感謝可采用的表達方式如：

Thank you for your email dated 12 January,2021.

Thank you for your Order No.134 for 1000 sets of...

We are glad to note from you email of 12 January,2021that...

We refer to you Enquiry No...

結尾部分主要表達希望對方盡快回復和希望雙方能夠合作的愿望。如：

We look forward to hearing from you.

We are awaiting your order with keen interest.

Your early attention to this enquiry will be highly appreciated.

We trust you will give us an early reply

2. 擬定具體完整的主題行內容。主題行是提示所寫函電的主要內容和相關信息，很多時候收件人會根據(jù)主題來確定其重要程度而決定是否閱讀處理或安排處理的順序。為使函電內容一目了然并被快速處理，主題最好認真填寫，并且要具體、全面。比如：Your offer N0.445 for Haier Refrigerator，而不要寫成Your offer;Enquiry for your hand-embroidered silk scarfs（對手繡絲圍巾的詢盤），不要寫成Enquiry。

3. 合理運用技術和陳述事實。在外貿函電內容的寫作過程中，語法、拼寫、標點要正確，語言要標準、數(shù)字要準確、表述事實要具體清楚、專業(yè)術語要理解運用得當。為避免把自己一方陷入被對方發(fā)現(xiàn)錯誤后帶來的尷尬，甚至是給當次業(yè)務或給公司帶來的不必要的麻煩和影響，在函電發(fā)出前需要務必做細致的檢查核對。

例4.日期寫法正確。

為避免產生誤解，在函電正文中出現(xiàn)的日期建議使用日期（數(shù)字），月（全拼），年（數(shù)字）的順序或月（全拼），日期（數(shù)字），年（數(shù)字）的順序。比如11 December,2021或December 11,2021.當然，寫成11st December,2021或December 11st,2021也未嘗不可。但是，最好不要寫成2021.12.11，這種年月日的數(shù)字順序目前為止并沒有在世界上得到一致的認可。

例5.語法正確。

誤：Our competitors’prices are 2%-3%lower than us.

正：Our competitors’prices are 2%-3%lower than ours.

例6.實事求是。

We are well-established exporters of all kinds of goods made in Japan.

all kinds of goods有些夸張。可以進行如下改動：

We are well-established exporters of Swedish sundry goods,such as Toys,buttons and stationary.

例7.事實要具體清楚。

We have drawn on you as usual under your L/C.表述不夠具體，使得事實不夠清晰，修改如下：

We have drawn on you our sight draft No.773 for the Invoice amount,US$3500,under your L/C No.258 of the China Bank.

例8.稱呼和結尾敬語要正確。

互聯(lián)網下的函電用語逐漸趨于口語化，直接稱呼人名的稱呼，如Dear Mr.Henry更常見，其對應的結尾敬語顯得更加親密和友好一些，如，Yours,with best/kind regards,Regards,Best (Wishes),Best等。

（三）應用清楚（clarity）和簡潔（conciseness）原則提高信息接收的效率

外貿函電雖然是正式的商業(yè)信函，但不意味著要使用陳舊的格調、句式和表達。隨著時代的發(fā)展，特別是追求高效率的互聯(lián)網時代，在英語語言本身也在發(fā)生著變化的同時，外貿函電使用的語言也逐漸趨于直接和簡單，甚至一些口語表達也會出現(xiàn)在函電里。比如It doesn’t,you’re等。由于外貿函電寫作是以最終達成交易為目的，因此，在寫作過程中，要盡量使用常用的詞匯和簡單句子結構，讓對方容易理解，且不需要花太多的時間。用簡短和平實的語言清楚完整地表達必要和相關的信息即可。

1. 多使用簡短熟悉常用詞匯，而不選擇生僻低頻詞匯。

2. 避免使用冗長、舊式或重復的表達。簡單的句子結構，更加容易理解。

例9.Enclosed herewith please find two copies of invoice.（舊式表達，且herewith重復）

改為：We enclose two copies of invoice.

例10.Will you ship us any time during the month of December,or even November would suit us just as well.

改為：Please ship us by the end of November.

3.不用模棱兩可或表達不清楚或容易產生歧義的詞匯。所謂意思表達清楚就是要讓自己在函電中想要表達的意思和對方理解到的意思相契合，如果使用了本身就帶有多重含義或表達不明確的詞或詞匯，就會帶來不必要的麻煩，雙方再次溝通確認或重寫函電，都會增加溝通成本，影響交易的進程。比如bimonthly有兩個含義一個是“twice a month”（一個月兩次），另一個是“once two months”（兩個月一次），那么從句子“As to the steamers sailing from New York to Hong Kong,we have bimonthly direct services.”中能否判斷出還是每兩月一次呢？顯然不能。可做如下改動：we have two direct sailings every month from New York to Hong Kong.（從紐約到香港的直達輪每月兩次。）

4. 使用單詞或較短的短語來代替較長的短語。比如可以用now,because,usually,if,even though來相應代替at this time,due to the fact that,more often than not,in the event that,in spite of the fact that

5. 用簡單句子代替長句。句子簡單，易讀易理解。

例11.Please see that an enquiry is conducted to determine the reason.（長）

Please find out the reason.（短）

6. 長句拆分短句。有研究表明，7-20個單詞的句子表達更清晰，而27個單詞以上的句子理解起來會有困難或使人覺得厭煩。所以我們盡量用較短的句子來表達，將一個長句，復合句拆分成幾個簡單句來表達。

例12.It has been decided that due to the present situation of the company concerning a decrease in sales,coupled with the increasing cost of raw materials,radical cost savings are to be implemented by each division.（復合句）

The company is facing a decrease in sales and an increase in the cost of raw materials.Therefore,each division must implement cost savings.（簡單句）